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　　一、公文的概念及其含義(★★★單選/論述/簡答)

　　公文即公務文書，是事業單位及其他社會組織在行使職權和實施管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的 文書，是進行公務活動的重要工具。

　　含義：

　　1、公文形成的主體是事業單位及其他社會組織

　　2、公文形成的條是行使職權和實施管理

　　3、公文是具有法定效力和規范體式的文書

　　4、公文是進行公務活動的重要工具

　　二、公文的產生與發展 (★★單/多選)

　　1、原始社會：結繩記事;

　　2、商代后期：甲骨文書是我國迄今發現的最早的文書檔案;

　　3、西周：設立了專門管理文書的機構與起草文書的官吏;

　　4、《尚書》是我國最早的一部政治文件匯編本;

　　5、秦漢時期，是我國封建社會文書工作的確立時期， 秦代出現的“書”、“奏”，是我國最早的上行文;

　　三、文書、文件和公文(★單選)

　　1、文書：可以作為所有文件材料總稱，既可指公務文書，也可以指私 人文書，是一個整體概念。最早出現于西漢，漢代以后文書被確定和沿 用。

　　2、文件：廣義上說：它同文書一樣，既可指公務文件，也可指私人文 件，有時也可以指文件材料的總稱。狹義上說：文件主要是指機關、組 織制成和發布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。出現于清末。

　　3、公文：是指各機單位為了辦理公務而形成的文件材料。出現于東漢 末年和三國時期。

 

　　四、公文的特點 (★★★單選/簡答)

　　1、公文有法定的作者

　　2、公文有法定的權威

　　3、公文有特定的效用

　　4、公文有規范的體式

　　5、公文有規定的處理程序

　　法定作者是指依據憲法和其他有關法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權利和負擔一定的任務、義務的機關、組織或代表機關組織的領導人。

　　行文單位是指能在自己的職權范圍內制發文件的機關、部門或單位， 稱為行文單位。

　　五、公文的作用(★★★單選/簡答/論述)

　　1、領導與指導作用

　　2、行為規范作用

　　3、傳遞信息作用

　　4、公務聯系作用

　　5、憑據記載作用

　　六、公文的分類(★★★單選/多選/簡答)

　　1、按公文來源劃分：

　　(1)對外文件

　　(2)收來文件

　　(3)內部文件

　　2、按公文的行文關系劃分：

　　(1)上行文(報告、請示)

　　(2)平行文(函)

　　(3)下行文(指示、決定、通知、批復)

　　3、按公文秘密程度和閱讀范圍來劃分：

　　(1)秘密文件

　　(2)普通文件

　　(3)公布文件

　　4、按公文的制發機關性質劃分：

　　(1)法律、法規文件

　　(2)行政文件

　　(3)黨的文件

　　5、按公文內容性質與作用來劃分：

　　(1)指揮性公文，如命令、指示、決定、意見、批復和政策性通知等;

　　(2)規范性公文，如各種條例、規定、辦法、細則、章程、規則等;

　　(3)報請性公文，主要是報告、請示等;

　　(4)知照性公文，如公報、公告、知照性通知、通報、函等;

　　(5)記錄性公文，如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。

　　七、公文的文種(★單選/多選)

　　公文的文種就是每一份公文的名稱，人們把公文的名稱統稱為文種。

　　一份公文的名稱并不是隨意確定的，它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。各種不同的公文名稱，可以概括地表明和反映各種公文的不同性能和不同作用，有利于機關公文的順利進行和公文處理的規劃化、制度化。

　　2000年8月24日，國務院發布了新的《國家行政機關公文處理辦法》現行

　　公文文種13種：

　　1、命令(令)、2、決定、3、公告、4、通告、5、通知、6、通報、7、議案

　　8、報告、9、請示、10、批復、11、意見、12、函、13、會議紀要

　　八、公文寫作的含義

　　公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領

　　導意圖和愿望的寫作活動。

　　公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。

　　起草初稿：是指構思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿的具體過程。

　　討論修改：是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。

　　九、公文寫作的過程

　　十、公文質量的重要性

　　思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。

　　文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

　　行文規范：是指公文的種類、格式等都由國家統一規定，書寫要清楚，標點要正確，文面要整潔。

　　“自己動手，不要秘書代勞。”

　　“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。”

　　十一、公文寫作的特點與要求

　　十二、公文寫作的步驟與方法(簡述)　
 

　　十三、公文的體式

　　公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。
 

　　十四、公文的文體

　　公文的文體，是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。

　　公文的文體——公文的語言特點

　　十五、公文的構成要素與文面格式

　　10要素：發文機關標識、發文字號、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞、印發機關、印發日期。

　　公文的文面格式即公文的規格式樣，是指公文的各個要素在公文文面上標識的位置和書寫的樣式。公文要素可分為眉首、主體、版記三個部分。

　　公文的主體部分：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注等項。

　　公文標題，由發文機關名稱、公文主題(事由)和文種組成，是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。

　　《國務院關于進一步加強證券市場宏觀管理的通知》

　　《中華人民共和國財政部令》

　　主送機關，指公文的主要受理機關，是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關，也稱主送單位或行為對象。

　　正文，是公文的主體部分，是公文的核心。一般分為導語、正文主體、結束語三個部分。　　

 

　　附件，應在正文下一行加以標示，位于正文的左下方，公文生效標識之上，注明所附文件材料名稱及件數。

　　成文時間，是指公文形成的時間。成文時間要用漢字書寫，年月日要寫齊全，不得有任何省略，不得將阿拉伯數字與漢字混用。

　　公文生效標識，是指在正文或附件之后加蓋發文機關印章或簽署人姓名，它是證明公文效力的表現形式。

　　附注，一般是對公文的發放范圍，使用時需注意的事項加以說明。

　　公文的版記部分：主題詞、抄送機關、印發機關和印發說明。

　　抄送機關，是指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。印發機關是指公文的印制主管部門。

　　抄送機關的原則

　　十六、公文的排版與裝訂

　　十七、公文的稿本

　　公文的文稿和文本，同一內容和形式的公文，在撰寫印刷過程中，以及根據使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。
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　　十八、行文規范

　　按照一定的規則或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

　　十九、行文關系

　　公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。

　　行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。

　　二十、確定行文關系的基本原則(論述：試述確定行文關系的基本原則。/我國機關部門確定行文關系的基本準則。)

　　1.各級國家行政機關的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

　　國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規定的。

　　地方各級人民政府服從國務院是我國各級行政機關行文關系的基本準則。(國務院是最高國家權力機關的執行機關。)

　　2.黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國共產黨章程》規定的。

　　下級服從上級，全黨服從中央是各級組織行文關系的基本準則。

　　(黨的最高領導機關，是黨的全國代表大會和它所和產生的中央委員會。)

　　二十一、機關之間行文關系的劃分

　　⑴ 同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。

　　⑵ 上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。

　　⑶ 非同一系統的機關之間，無論級別高低，既無領導與被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系，或稱不相隸屬關系。

　　⑷ 同一系統的同級機關之間的關系，屬于平行關系。

 

　　二十二、公文的行文方向與方式

　　1.逐級下行文

　　2.多級下行文

　　3.直達基層組織和群眾的下行文

　　1.逐級上行文：最基本、最常用

　　2.多級上行文

　　3.越級上行文

　　二十三、公文的行文規則

　　行文規則：是指機關行文必須遵守的具體規定或準則。

　　1.注意隸屬關系，尊重機關職權;

　　2.大力精減文件，嚴格控制發文數量和范圍;

　　3.在一般情況下，機關部門不得越級行文;

　　4.牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文;

　　5.行文必須正確確定主送機關和抄送機關;

　　6.主送機關與公文名稱要相互呼應;

　　7.關于聯合行文問題(必須是同級); 

　　8.關于“請示”的行文問題(一文一事);

　　9.關于各級機關辦公廳(室)的下行文問題(自己職權范圍內和授權范圍);

　　10.在報刊上發布的法規性公文，應視為正式公文依照執行。

　　二十四、命令的概述

　　1.命令：簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。

　　2.適用范圍：

　　適用于依照有關法律規定發布行政法規和規章;

　　宣布重大強制性行政措施;

　　獎懲有關人員;

　　撤消下級機關不適當的決定。

　　3.哪些領導機關有權發布命令?

　　①中華人民共和國主席。

　　②國務院。

　　③國務院所屬各部、各委員會。

　　④縣級以上各級人民政府。

　　⑤鄉、民族鄉、鎮的人民政府

　　總之，就行政系統而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉級以上地方各級人民政府，有權發布命令。

　　黨的各級領導機關一般不單獨使用“命令”這一文種。

　　二十五、命令的特點(簡答)

　　1.權威性。表現在兩個方面：一是發布命令的必須是具有鄉以上級別的國家權力機關的執行機關，不具備這一級別，或不是執行機關，都無權發布命令;二是命令的內容重要且具有不可更改性。

　　2.指揮性。是指命令的內容具有指揮下級機關或有關人員行動的功能。

　　3.強制性。下級機關或有關人員必須按照命令的指揮行動。

　　二十六、命令的類型

　　1.公布令

　　也可稱發布令或頒布令，適用于國家公布法律，國家行政機關發布根據法律制定的行政法規和規章。

　　2.行政令

　　是國家行政機關為實行重大強制性行政措施而發布的命令。

　　3.嘉獎令

　　是領導機關為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發布的命令。

　　二十七、命令的寫作

　　1.必須根據憲法、法律規定的權限范圍發布命令。

　　2.要注意各類型命令寫作的共同點和不同點。

　　3.語言要準確、凝煉、莊重、有力。

　　命令的內容單一、一文一事，篇幅較短。

　　命令結構：由標題、編號、正文、簽署四部分組成。

　　標題：(1)直接用文種;(2)發文機關+文種;(3)發文機關+事由+文種。
 

　　二十八、嘉獎令應當怎樣寫

　　先進事跡：應放在正文的最前面，扼要清晰地說明受嘉獎人最主要的功績，以證明此人確實值得嘉獎。

　　嘉獎內容：說明給予受嘉獎人怎樣的獎勵，如授予榮譽稱號，晉職、晉級，給予物質獎勵等等。

　　號召部分：表達發布命令者對于有關人員的期望，一般應具體指出要向

　　受嘉獎人學習什么，不可泛泛地叫幾句口號。

　　二十九、議案概述

　　1.議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文。

　　2.適用范圍：國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。

　　特點：1.行文關系及辦理程序的法定性。2.行文內容的單一性和可行性。

　　三十、議案的類型

　　根據提出者身份的不同，議案可分為兩大類：

　　1.由職能機構提出的議案。

　　2.由人民代表提出的議案。

　　(1)由職能機構提出的議案

　　職能機構主要指國家權力機構的辦事或執行機構，如全國人大主席團、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院等。

　　他們在人民代表大會期間提出的議案，不是一般的意見或建議，而是經權力機關批準后馬上可以實施的方案。

　　(2)由人民代表提出的議案

　　人民代表在會議期間，可集體或聯名向大會提出議案。經會議專門機構研究后，有些可以作為正式議案，交大會審議，有些則作為建議、批評和意見，交有關部門處理。

　　三十一、議案的寫作

　　注意：1.提出的問題重要且已具備解決的條件。

　　2.要注意提出的權限和時限。提交議案，必須在大會規定的截止日期前，一般是在預備會議期間。

　　3.要注意行文格式和辦理程序。

　　標題：由提議案人、議案內容、文種三部分組成。

　　正文：要說明提出議案的理由及具體內容。

　　議案的簽署：提案人可以是機關，也可以是機關首腦。

　　三十二、決定和決議的異同

　　三十三、決定的寫作

　　1.標題：由決定機構、決定事由、文種三部分構成。

　　2.正文寫法(三種類型)：

　　A.指揮型：一般由決定理由、決定事項、執行要求三部分組成。

　　B.個案型：一般由個案事實分析(即決定理由)、決定事項、期望要求三部分組成。

　　C.知照型：只要把需要“廣而告知”的決定事項一一列出即可。

　　3.決定的文字要求準確、鮮明、簡潔。

　　三十四、指示

　　指示是上級機關對下級機關指導工作的公文。

　　特點：

　　針對性：只有在下級機關的工作碰到困難或出現偏差時，在上級機關有某些意思要下級領會、貫徹時，上級機關才會主動發出指示。所以針對性很強。

　　原則性：用“指示”指導工作，主要是指明工作要求、工作原則，防止在方針政策上出現偏差。

　　指示的類型：

　　按照指示內容涉及的范圍，可分：1.涉及全局問題，帶普遍性的指示。2.涉及局部問題，帶特殊性的指示。

　　指示的寫作：

　　標題：一般由發文單位、事由、文種三部分組成。

　　正文：一般由指示根據、指示事項、執行要求三部分組成。

　　指示根據：包括理論根據、政策根據、現實根據等。

　　指示事項和執行要求是指示的主要部分。

　　三十五、意見

　　意見是機關部門對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。

　　類型：

　　1.直接指導型。是領導機關直接對重要問題發表意見，用以指導下級的工作，其性質相當于“指示”。

　　2.批轉執行型。這類“意見”是由職能部門提出，經領導機關同意，批轉或轉發各下級部門執行。

　　寫作：注意內容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達條理要清晰。

　　1.標題：一般也是發文單位+事由+文種。

　　2.正文：一般根據意見的多少，分部分或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現實依據。后面部分則是對工作的具體要求 及實施的細則、步驟、方法等。

　　意見可以用于上行文、下行文和平行文。

　　三十六、公告、通告概述

　　1、概念：公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件;通告是機關、 團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。

　　2、適用范圍：“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項;“通告” 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　　三十七、公告和通告的特點及差異

　　——發布的公開性：內容都是公開的，發布的目的是要讓大家知道或遵守。差別在于發布的范圍不盡相同，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。

　　——事項的重要性：都是代表政府或一定的機構發布的，必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發布。差別，一般公告公布的都是比較重 大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用范圍內，是重要的事情。

　　——操作的嚴肅性：公告一般由國家各級政權機構發布，涉及地方法規的，

　　必須由省級以上人民代表大會批準，一般機關團體，不能隨意發布公告。

　　三十八、公告、通告的兩大類型

　　①涉及法定事項的公告、通告：在憲法、法律、法規賦予的權力范圍內，有關機構可以發布公告、通告，規定一些事項，有關人員必須遵守。(例：最高人民法院、最高人民檢察院關于不再追訴去臺人員在中華人民共和國成立前的犯罪行為的公告)

　　②知照性公告、通告：目的是要群眾或有關人員知道，并不需要遵守和執行。(例：

　　決定XXX為國務院總理;市政工程爆破作業，市民不要恐慌)

　　三十九、公告、通告的寫法

　　1、符合權限，一事一告;

　　2、內容明確，語氣莊重;

　　3、注意格式：

　　標題：=發文單位+事由+文種;=發文單位+文種;=事由+文種;=文種;

　　正文：簡明扼要寫出公布事情，可略述理由，如公布的內容較多，可分點列出，但不需要解釋，也可在正文最后加上“現予公告”、“特此公告”、“特批通告”等習慣用語;

　　署名和日期：全文最后右下角，如標題部分已顯示也可不署名。

　　四十、公報

　　1、概念：公報是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。

　　2、公報與公告異同：

　　相同之處：內容公開性和重要性，發布機關權威性;不同之處：

　　——從發布機關看，前是黨的機關常用，后是政府機關多用;

　　——從內容看，公報多用于發布會議情況、談判情況、統計情況等，而公告多用于宣布單獨事件;

　　如：宣布尼克松即將訪華用公告，而公布尼克松訪華時中美談判的結果則

　　用公報。

　　3、公報的三種類型：

　　——會議公報：公布黨的重要會議召開的情況及會議所做決定;

　　如《中國共產黨第十五屆中央委員會第一次會議公報》。

　　——統計公報：發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字;

　　如《關于第一次全國基本單位普查結果的公報》。

　　——外交公報：涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會議或 交往后發表的文件，主要公布會談各方的觀點以及取得的共識。

　　如1972年2月28日中美兩國就尼克松總統訪華發表的《聯合公報》。

　　四十一、通知

　　1、概念：通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。

　　2、行文特點：使用面極廣，下行為主，也可平行;是使用最頻繁的文種。

　　3、根據適用范圍不同把通知分為六大類型：

　　——發布性通知：用于行政和黨內規章制度;《中共中央關于印發XXX的通知》

　　——批轉性通知：用于上級批轉下級的公文給所屬有關人員周知執行;《國務院批轉國家語言文字工作委員會關于廢止XXX的通知》

　　——轉發性通知：用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，

　　讓其周知或執行;《X省人民政府轉發國務院關于調整XXX工作人員津貼的通知》

　　——指示性通知：上級指示下級機關開展工作;《國務院關于進一步解決干部夫妻兩地分居問題的通知》

　　——任免性通知：任免和聘用干部;在機關或系統內容任免和聘用干部。

　　——事務性通知：處理日常工作中帶有事務性的事情，也可是傳達給有關機構和群眾，開會、放假、繳費通知等。

　　4、通知的寫法：

　　——標題(1)發文單位+事由+文種;(2)事由+文種;(3)文種。

　　——正文：

　　發布性——寫明發布什么，請貫徹執行即可;

　　批轉性、轉發性——寫明批轉和轉發什么，請貫徹執行即可;如需發表對文件意見，如評價、貫徹要求和期望，另起一行;

　　指示性——寫明工作來由、工作內容、工作要求;

　　任免性——寫明什么權力機關任免何人什么職務即可;

　　事務性——寫明周知或執行的事情;

　　四十二、通報

　　1、通報概念：通報是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤，傳達事項的告知性文件。

　　2、通報的特點：

　　——周知性：在發文范圍內讓所有人都知道所通報的情況。(例：山西安全生產事故，三鹿奶粉事件等)

　　——指導性：讓群眾認清事物的性質，提高思想認識。

　　3、根據通報承擔的任務，把通報分為三種類型：

　　——表彰先進型：用于表彰個體或群體的先進人物，公布他們的事跡，宣布 給他們的獎勵，分析先進思想，指出應向他們學習什么。

　　——批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣 布處分，分析錯誤的性質，指明應吸取的教訓。

　　——傳達事項型：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便下屬開展 工作、處理問題時能做到心中有數。

　　4、正文的寫法：

　　表彰先進型=介紹先進事跡+宣布表彰決定+分析先進思想+指明如何向先進

　　學習。

　　批判錯誤型=批評根據+錯誤事實+處分決定+錯誤性質+善后辦法。

　　傳達事項型=通報事項的情況或精神(事項分析、性質、重要性等)+對下屬或群眾的要求、期望。后一部分要視實際需要決定。

　　四十三、報告概述

　　1、概念：報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。

　　2、適用范圍:報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況、提出建議，答復上級 機關的詢問。

　　3、特點：——重陳述：報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況，事實

　　和意見的陳述應當是報告的主要內容。

　　——有主見：匯報事實同時要提出自己的看法，有助于上級了解下級和考 慮問題。

　　四十四、報告的類型

　　四十五、請示概述

　　1、概念：請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

　　2、特點:

　　——超前性：請示必須在辦事之前。凡請示中需要上級批準、指點、幫助的部

　　分，都應該是還沒有付之實行的。

　　——說明性：請示的目的在于向上級說明情況，請求幫助(如各種資源)。

　　——單一性：請示必須一文一事，不能在一分公文中同時評有示兩件以上的事情。

　　四十六、請示的類型

　　——請求批準類：重大項目立項、大型涉外活動、機構變革、重要人事任免等等，都必須由上級批準。《關于丹霞山風景區列為國家重點風景名勝區請示》

　　——請求幫助類：下級機關在權限范圍內可以辦的事情，因條件限制無法辦好，可以通過請示，請求上級幫助。《關于承辦省第六屆大學生運動會經費的請示》

　　——請求批轉類：一般是職能部門提出意見提出意見或建議，請求上級同意，并批轉各有關部門執行。《關于審批第三批國家歷史文化名城和加強保護管理的請示》

　　四十七、請示的寫作

　　1、請示應當一文一事。

　　2、請示一般只寫一個主送機關。

　　3、一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

　　4、受雙重領導的機關向上級機關請示， 應當寫明主送機關和抄送機關，由主

　　送機關負責答復。

　　5、理由要充分，要求要合理：

　　6、標題=事由+文種;(關于XX的請示);正文=請示理由+請示事項+結束語;

　　7、結束語常用的有“可否，請批

　　示”“當否，請指示”“請審批”“以 上請示如無不當，請批轉有關單位執行”等。

　　8、語氣要謙虛、委婉、實事求是，商量口吻。

　　四十八、報告和請示的區別

　　1、報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文，請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

　　2、報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。請示用于向上級機關請求指示、批準。

　　3、向上級機關報送文件、答復上級機關詢問時用報告，向上級機關要求審

　　核批示時，用請示。

　　四十九、批復概述

　　1、概念：批復是答復下級機關請示事項的指示性公文。

　　2、特點：

　　——針對性：針對“請示”這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。批復是針對性最強的文種，一定要有請示才答復。

　　——指導性：批復針對下級請示表態或發表意見，對下級的工作具有 指導、規范作用，下級不能違背上級的批復。上級不批準的事，就不能做，上級規定要做的事，要千方百計完成。

　　五十、批復的類型

　　——表態性批復：答復請求批準類的請示，同意或不同意;注意不同意需說明理由。

　　——指示性批復：提出處理意見，指導下級工作，作用上相當于指示。

　　五十一、批復的寫作

　　批復一般比較簡短，表態性的批復常常只有幾十個字或兩百字，指示性的批復略長一些。

　　批復寫作要注意三點：

　　——要先回應后批復：“收悉”、“收到”;

　　——態度要鮮明，措辭要明確;指導性的，下級容易把握;

　　——要及時批復：請示的事前性要求批復的時間性。

　　五十二、函的概述

　　1、概念：函是機關之間辦理日常公務的交往性公文，即書信。

　　2、函的使用范圍極廣，使用頻率極高，函的用途主要包括四個方面：

　　A.平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯系、往來;

　　B.向無隸屬關系的業務主管部門請求批準有關事項;

　　C.業務主管部門答復審批無上下級隸屬關系的機關請求批準的事項;

　　D.機關單位對個人的事務聯系，如復群眾來信等。

　　3、函的特點

　　——形式靈活，適應性強：函雖然主要用于平行機關和不相隸屬機關之間的交往，但有時也可用于上下級之間的交往。比如一些一般性、事務性的

　　詢問和答復，就不一定用請示和批復，而可以用函。又比如有些工作上級機關想和下級機關商量著辦，不帶強制性質，可以用函。

　　——務實性強：函多用于解決具體事務，內容實在，務實性強。

　　五十三、函的類型

　　——商洽函：機關間商洽工作、討論問題，多用于平行機關和不相隸屬機關;

　　——問復函：機關之間提出詢問和答復詢問，平行機關、上下級、不相隸屬機關都可以使用;

　　——請準函：向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準;

　　——知照函：用于把自己管轄范圍的事情告訴有關機構，適用范圍同上。

　　注意：向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準事項用請示;向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項，則用請準函。

　　五十四、函的寫作

　　——一事一函，直陳其事。

　　函的內容，要直接陳述事項。函正文一般由緣由、事項、結語三部分組成。

　　緣由是交代為什么要寫這封函;事項是說明商洽、詢問、答復、請求，知照的具體內容;結語是表達發函者的愿望，如“請研究后函復”“請同意”“請批準”、“特此函告”“此復”等等。

　　——語言平實、親切、自然。

　　一切從工作需要出發，不摻雜私人感情。要用商量的口吻，凡要對方做的事情，一定要用“請”字句。用語得注重謙恭有禮，尊重對方。

　　五十五、會議紀要概述

　　1、概念：是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。

　　2、特點：

　　——紀要性：把會議的主要精神和議定事項，歸納整理表述出來，不涉及會

　　議的一般過程及議而未決的事項。

　　——約束性：反映議定事項的會議紀要，對與會者和有關人員，具有約束力，與會者和有關人員的言論、行動，不能違反會議決定的事項，必須按

　　會議的要求加以貫徹。

　　——知照性：公開發表或內部交流可讓群眾和有關人員了解會議。

　　五十六、會議紀要的類型

　　五十七、會議紀要的寫作

　　1、會議紀要一般在會后起草，經主管領導人簽字同意才能定稿;協議性會議紀要則要與會各方領導人都同意才能定稿。寫會議紀要要以會議記錄、會議報告和發言、會議決議為依據，不能加進會議以外的東西和寫作者個人的意見。

　　2、標題=會議名稱+文種

　　3、正文=會議概況+會議內容+結束語;

　　結束語：小結正文，對與會者、下級機關、有關群眾提出希望和要求。

　　4、會議紀要由會議主持機關撰寫，最后署名和撰寫日期

　　五十八、條例

　　概念：由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為的法規性公文。

　　條例在黨的機關系統，可以作為正式公文行文;在行政系統，不能單獨行文，只能以“令”、“決定”或“通知”的形式發布，和它們同時行文。

　　五十九、條例的類型

　　——黨中央機關制定的條例：規范全黨工作、活動和黨員行為;如《中國共黨機關公文處理條例》

　　——國家行政機關制定的條例：規范全國某方面行政工作;如《破壞地震應急條例》

　　——地方權力機關制定的條例：規范地方某一方面工作;如《南京市粉煤灰綜合利用管理條例》

　　六十、規定

　　概念：規定是各級機關部門、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。

　　規定可分為三種類型

　　——黨內規定：《關于對違反〈黨政領導干部選拔任用工作暫行條例〉行為的處理規定》

　　——法規性規定：《深圳經濟特區私營企業暫行規定》

　　——一般性規定：機關團體對某項工作作出的具體規定，不屬法規性質，但在一定范圍內有規范作用。如《XX大學關于優秀碩士生攻讀博士學位暫行規定》。

　　六十一、規定和條例的異同

　　同：

　　規定在性質上和條例一樣，屬于規范工作、活動、行為等的規章制度性的文種。

　　異：

　　1.條例規范的范圍大，制定和發布條例的機構級別高;而規定規范的范圍較小，能夠制定和發布規定的機構的級別可高可低。

　　2.從使用范圍來說，規定比條例廣，很多具體的工作可以用“規定”;而“條例”規范的工作一般帶有全局性，不涉及過于細小的工作。

　　六十二、條例和規定的寫作

　　1、要遵循四項基本原則;

　　2、起草規定和條例，要對現行內容相同的法規進行清理，注意同其他法規

　　的銜接協調;如涉及其他部門要協商取得一致。

　　3、內容表達用“章條式”(復雜)、“條款式”(簡單);

　　4、語言要準確、嚴密。

　　六十三、規章類文書概述

　　——概念：規章類文書主要是指規范工作、活動、行為等的規章制度類文書。

　　——適用范圍：適用于黨政系統、社會團體、企事業單位及各類組織機構。

　　——特點：內容的規范性、執行的強制性、制定的程序性。

　　——常見類型：條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、 公約等文種。

　　六十四、規章類文書的寫作

　　六十五、計劃類文書的概述

　　——定義：是機關團體為了達到某一目的或完成某一任務，對目 標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。

　　——類型：規劃、綱要、計劃、安排等。

　　——運用廣泛：

　　大至國家：十五規劃/第八個五年計劃

　　小至一般單位：年度工作計劃/季度工作進度安排

　　六十六、計劃類文書的作用和特點

　　作用：下情上達;上情下達;統一自身步調。

　　特點：

　　1、目標的前瞻性：一個預期目標，服從長遠利益， 局部服從全局。

　　2、操作的預想性：借鑒以往的經驗設想步驟和措施，如主觀 和客觀條件改變要進行修改。

　　六十七、計劃類文書的類型 

　　六十八、計劃類文書的寫作

　　(一)分析情況要認真細致。(二)確定目標要實事求是。

　　(三)措施步驟要切實可行。(四)條目要分明，語言要簡潔。

　　計劃正文的格式以“條款式”和“表格式”最為多見，條款式分條分點，眉目清晰。表格式一般用于說明任務分配、時間安排等內容，好處是一目了然。

　　一個完整的計劃，內容必須包括：現狀分析/目標/任務/主要措施/實施步驟/執行要求等部分。

　　六十九、總結的概述

　　——概念：機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括和評估的文書。

　　——性質：與計劃相對應。工作之前做計劃，工作之后總結:檢查計劃完成情況。

　　七十、總結的特點和類型

　　1、回顧性:回顧已經做過的工作。

　　2、經驗性:把感性認識上升到理性認識,從具體工作中引出經驗教訓,為以后

　　的工作提供借鑒。

　　1、綜合性總結：關系全局,內容涉及多方面，如《華南師范大學2012年度工作總結》。

　　2、專題性總結：只就一個方面/一項工作/一個問題進行總結，比較單一。

　　七十一、總結的寫作

　　——回顧工作情況要實事求是：真實(既不夸大，也不縮小，“做的 好不如說(寫)的好”)、準確地反映實際情況。

　　——總結經驗教訓要著眼未來：除了少數事務性工作,一般都應該總結 經驗教訓;經驗教訓以對今后工作有借鑒作用為重點。

　　——綱目要清晰，文風要平實。

　　七十二、調查報告的概述

　　——概念：針對現實中發生的較重要的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。

　　——作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中疑難問題服務。

　　——特點：針對性強;紀實性強。

　　七十三、調查報告的類型

　　新聞性調查報告:

　　多由新聞工作者完成

　　引起社會關注

　　促進問題解決

　　政務性調查報告:

　　多由政府工作人員完成

　　調查內容/范圍由領導機關決定

　　為制訂方針政策服務,提供可供參考的情況

　　個案性調查報告:

　　針對個案

　　為解決問題提供事實依據

　　七十四、調查報告的寫作

　　做好調查前的準備工作——深入調查——整理調查材料——撰寫文字報告

　　(一)深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提：掌握全面 情況，不帶個人偏見;

　　(二)圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務;

　　(三)調查報告的格式。

　　七十五、講話類文書概述

　　講話類文書就是人們在各種特定的場合發言時所依據的各類文稿的總稱。

　　從廣義上說，它不僅包括領導同志在各種會議上和群眾集會上發表講話 時的文稿，也包括只代表個人意見的、以群眾身份所作的各類講話的文 稿，它是在公眾場合經常使用的文書。

　　七十六、講話類文書的類型

　　1、講話稿：通常指各級領導在各種會議上宣讀的文稿。

　　發言：以群眾身份在會議上的發言稱為“發言”。

　　演講：演講活動(如政治演講、學術演講、法庭演講等)中的連講帶演、聲情并茂的發言稱之為“演講”。

　　2、開幕詞、閉幕詞：

　　開幕詞是在大會開始時，由主要領導人向大會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題和議程、向與會代表提出希望的書面文稿。通常具有指導性、方向性和基調性的作用。

　　閉幕詞是在大會結束時由主要領導人向大會宣讀的概括大會主要精神、總結大會成果、指出會后努力方向的文稿。通常具有總結性、激勵性和評估性的作用。

　　3、歡迎詞、歡送詞、答謝詞：

　　歡迎詞：是對客人的到來表示熱情的歡迎的一種講話類文書。

　　歡送詞：是送別客人時表達良好祝愿的一種講話類文書。

　　答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時，向主人表示感謝的一種講話

　　類文書。

　　七十七、講話類文書的寫作

　　七十八、記錄類文書概述

　　記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。

　　1、會議記錄：是如實記載有關會議基本情況和主要內容的文書。

　　2、電話記錄：是在用電話處理公務時，記載有關通話內容的文書。

　　3、接待記錄：是指在接待群眾來訪時，記載有關接待內容的文書。

　　4、大事記：是將本機關本部門工作的重大公務活動或重大事件按年、月、日 的先后順序進行如實記載的一種文書。

　　七十九、記錄類文書的特點

　　1、內容的紀實性

　　2、材料的直接性

　　3、語言的實錄性

　　八十、記錄類文書的寫作

　　1、大事記的寫作一般應包括：

　　標題：機關名稱+內容+大事記;機關名稱+大事記。

　　開頭：用于說明編寫目的、意義、體例及時限等問題。

　　正文：由時間和記事兩部分，按年、月、日安排記事先后順序。

　　結尾：用于說明材料的真實性和使用、處理等有關事項。

　　2、寫作要求：

　　A.要記述“大”事

　　B.要客觀真實

　　C.要言簡意賅

　　八十一、簡報類文書的概述和類型

　　概述：簡報就是簡明扼要的書面報告。是用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。簡報類文書雖不能代替正式公文，但卻是使用最普遍、最廣泛也是最常見的應用文書之一。

　　類型：簡報類文書只是一種統稱，可以從不同的角度進行分類。

　　1、會議簡報：專門報道、交流有關重要會議的內容和情況的簡報。

　　2、工作簡報：反映本部門、本系統各方面工作情況的簡報。

　　八十二、建議類文書概述

　　建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。

　　特點：建議性;說理性;委婉性。

　　一般可分為議案、提案和建議等。

　　1、提案：是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。通常是由出席會議的代表把下級組織或群眾的意見或建議，用書面形式寫出并提交給會議審議。提案一般在各級政協會議和職工代表大會中使用。

　　2、建議：是組織、單位或個人對某向工作、某項活動或某個方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書。

　　八十三、建議類文書的寫作

　　八十四、公文處理工作的概念、特點、作用

　　——概念：主要是指機關內文書工作人員所承擔的公文的收發、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。

　　——特點：1、政治性：是指機關的公文處理直接關系到黨和國家的方針政策、

　　法令法規的貫徹執。

　　2、時限性：(1)凡是入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能

　　延誤。(2)有的公文的處理要講究適時。(3)公文處理的各個環節都要注意

　　時間上的銜接。

　　3、機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內容具有不同程度的機密性，以及文書工作崗位的重要性。

　　4、規范性：是指公文在形成、辦理、管理和整理歸檔的過程必須遵循統一的規范。

　　——公文處理工作的作用

　　1、助手作用 2、紐帶作用 3、查考作用

　　八十五、公文處理工作的基本任務

　　1.文件的收發、登記和分送;

　　2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦;

　　3.文件的撰寫、校核、簽發、繕印、校對和用印;

　　4.會議、匯報、電話的紀錄和整理;

　　5.文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作;

　　6.歸檔文件材料的系統整理、編目和歸檔工作;

　　7.處理群眾來信;

　　8.為機關領導準備有關資料并完成領導人交辦的其他文書工作的任務。

　　八十六、公文處理工作的基本要求

　　1、公文處理工作必須準確、周密，確保質量;

　　2、公文處理工作必須及時、迅速，注重時效;

　　3、公文處理工作必須做到安全可靠，確保機密;

　　4、公文處理工作必須加強集中統一管理，公文由文秘部門統一收發、

　　分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀;

　　5、公文處理工作必須堅持實事求是，遵規守紀，按行文機關要求和公文處理規定進行;

　　6、精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。

　　八十七、收文辦理程序

　　收文是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。

　　收文辦理程序主要有：

　　(一)簽收、拆封與登記;

　　(二)審核分發與傳閱;

　　(三)擬辦、批辦與承辦;

　　(四)催辦、查辦與注辦。

　　(一)簽收、拆封和登記

　　1.公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。簽收是收文辦理的第一個環節。

　　2.拆封，文件的拆封是文書人員的職責。但文書人員只是對寫明由本機關或本部門收啟的封件進行拆封。(領導人親啟信件除外)。

　　3.登記，公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來

　　源、去向，以保證文件的收受和處理。

　　(二)審核分發和傳閱

　　1、審核：機關文書部門收到下級機關上報的需要辦理的公文應當進行審核，審核的重點是：是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律法規及其他有關規定;涉及其他部門或者地區職權范圍內的事項是否經過協商、會簽;使用公文文種、公文格式是否規范等。

　　經審核對符合規定的公文，文書部門應當及時提出擬辦意見報機關負責人批示或者交有關部門辦理、閱知。

　　2、分發：公文的分發亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

　　3、傳閱：公文的傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

　　傳閱文件應當注意：

　　1.傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀，然后送其他有關閱知的對象。

　　2.傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”。

　　3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發現有領導批示時，要按批示意見進行處理。

　　4.每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱看人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

　　(三)擬辦、批辦與承辦

　　擬辦：公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。

　　批辦：是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

　　承辦：是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

　　承辦這一環節，是收文的最后一道程序，又是發文程序的開始，是公文處理中的一個關鍵性的環節，它直接關系到發文的質量和機關公文處理工作的效率。

　　八十八、發文辦理程序

　　發文是指機關文書部門根據機關的工作需要向外發出文件材料，包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。

　　發文辦理：就是指文件從擬稿到印制發出的整個運轉過程。

　　發文辦理程序：

　　1)擬稿、審核與簽發;

　　2)核發、繕印與校對;

　　3)用印、登記與分發。

　　(一)擬稿、審核與簽發

　　1.擬稿是公文承辦人員根據領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程，是發文辦理的第一個環節。注意事項：
 

　　2.審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。審核的重點看：是否需要行文、公文內容、文字表述、文種使用、格式等是否符合有關規定。

　　3.簽發是指機關領導人對文稿的最后審批。注意：

　　(二)核發、繕印與校對

　　1.核發：指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。公文的核發應由辦公室分管公文工作的負責人進行。

　　2.繕印：指對已簽發的公文定稿進行印制。

　　3.校對：指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正，以修改和消除書寫、排字上的錯誤。校對是對文件質量的最后一次檢查。

　　(三)用印、登記與封發

　　1.用印：指在印好的文件上加蓋機關印章。

　　2.發文登記：一切發出的文件，均應進行登記。發文登記的作用，便于對文件進行管理和查找。

　　3.封發：指對準備發出的文件進行分裝和發送。

　　八十九、什么是歸檔文件整理工作

　　2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。”它的適用范圍是各級機關、團體和其他社會組織。

　　九十、歸檔文件整理的幾個基本概念

　　1.歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

　　2.歸檔文件的整理把“件”作為歸檔文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量出發的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續程 序的工作。“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”。

　　九十一、歸檔文件整理的基本原則

　　(1)遵循文件形成的規律，保持文件之間的有機聯系。文件在形成過程有其自身的規律，每一個機關，在工作活動中形成的文件材料，記述和反映了這個機關的全部活動和全部歷史。同時任何一個機關的工作活動都不可能是孤立地進行的，必須同自己的領導機關、下級機關以及其他有關機關發生上下左右、四面八方、多種多樣、錯綜復雜的聯系。

　　(2)區分文件的不同保存價值。文件的保存價值是由文件本身固有的內在的各種因素決定的，文件內容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價值也就不同。

　　(3)便于保管和利用。便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質量的重要標準。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關系到機關各項工作的開展，而且關系到機關檔案室、各級檔案館工作有無可靠的基礎和保證。

　　九十二、歸檔文件整理的工作步驟

　　歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。

　　1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環節可以從實體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。

　　“件”內文件排列方法是：正本在前，定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前，復制件在后;轉發文在前，被轉發文在后;回復性文件在前，報請性文件在后;結論性材料在前，依據性材料在后;漢文本在前、少數民族文本在后;中文文本在前，外文文本在后。

　　2.分類：歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。

　　歸檔文件分類方法：

　　1.按年度分類;

　　2.按保管期限分類;有(永久50年以上)、長期15-50年、短期15年以下三種。

　　3.按機構或問題分類;

　　4.幾種分類方法的結合運用。

　　3.排列：是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。按事由結合時間、重要程度排列的具體方法：

　　1)對同一事由的歸檔文件，可按文件形成時間的先后順序或者按文件的重要程度排列。

　　2)對不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由形成時間的先后排列和按事由的重要程度排列。

　　3)零散文件排列在相應類別歸檔文件的最后或與相關的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表中加以說明。

　　4.編號：歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統化工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續的編目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。

　　5.編目：歸檔文件的編目是指編制歸檔文件目錄。包括歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構成。

　　6.裝盒：將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內容。

　　九十三、公文歸檔

　　含義：機關文書部門或業務部門將歸檔文件整理裝盒以后，逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為“歸檔”。